Kuinka Kirjoittaa Kirje Mihin Tahansa Tilanteeseen

2024 Kirjoittaja: Francis Oldridge | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-16 20:39

Menneet ovat ajat, jolloin kirjeiden kirjoittaminen oli ensisijainen viestintäväline liikekumppaneiden, perheen, ystävien ja tähtien ylittävien ystävien välillä. Etanapostit voivat olla suurelta osin menneisyyttä, mutta katsokaa ympärillesi nykyaikaista elämäntapaa ja huomaat, että kirjoitetun sanan taide ei ole läheskään kuollut. Mahdollisuudet ovat, että vietät suuren osan sekä yksityiselämästäsi että työelämästäsi kommunikoidessasi vitextin tai sähköpostin kanssa, ja on edelleen skenaarioita, joissa vaaditaan vanhanaikaista muotoiltua kirjettä (vaikka lähetätkin sen todennäköisemmin verkkoverkkoon kuin olet lyödä leima siihen). Viestintä on kriittistä jokaisessa kanssakäymisessä, ja tieto siitä, miten saada oikea sävy kirjallisessa kirjeenvaihdossa, on elintärkeää taitoa riippumatta siitä, kirjoitatko rakkauskirjeitä tai erokirjeitä. Autamme sinua pysymään oikealla tiellä. Olemme koonneet tämän oppaan kuinka kirjoittaa kirjettä kaikkiin tilanteisiin.

Määritä tarkoitus ja yleisö

Ennen kuin voit laittaa kynän paperille - tai pikemminkin sormenpäillä näppäimistölle -, vie aikaa miettiäksesi tarkalleen, mitä haluat saavuttaa kirjeelläsi. Et puhu pomollesi samalla tavalla kuin puhuisi toisellesi, joten älä myöskään kirjoita heille samalla tavalla. Kerää ajatuksesi ennen kirjoittamisen aloittamista esittämällä itsellesi muutama yksinkertainen kysymys:

Kenelle kirjoitan?

Tunnetko henkilön, jolle kirjoitat, vai onko tämä ensimmäinen yhteytesi heidän kanssaan? Tapa, jolla kommunikoimme keskenämme, muuttuu luonnollisesti, sitä tutummammaksi tulemme, joten muista arvioida suhteesi henkilöön, jolle kirjoitat, ennen kuin aloitat. Tämä auttaa sinua välttämään liian rennolta tai liian tiukalta tilanteelle.

Mitä yritän saavuttaa?

Seuraatko työhaastattelua tai kirjoitat loma-kirjettä perheellesi? Aivan kuten suhdellesi kirjeen vastaanottajalle on merkitystä, samoin asiayhteys, jossa kirjoitat sitä. Sinun tulisi aina olla varma siitä, että pidät ammattimaisen viestinnän juuri sitä - ammattimaista - vaikka olisit ystävyyssuhteessa työtoverin tai liikekumppanin kanssa, jolle kirjoitat. Ajattele ammatillista viestintää osana ammatillista profiiliasi. Et halua laiskaa, raakaa tai liian rentoa sähköpostia ystävällesi LinkedIn-profiilisi kirjanpito-osastollasi, joten sinun ei pitäisi halua sitä myöskään postilaatikkoon. Myös päinvastoin on totta; Jos kirjoitat kiitos kirjeen suloiselle pienelle pelillesi, viimeinen asia, jonka haluat tehdä, on kuulostaa johtavan liiketapaamista. Pidä tavoitteesi mielessä, kun kirjoitat kirjettä ja laitat itsesi vastaanottajan kenkiin.

Onko minulla kaikki tarvittavat tiedot kommunikoida?

Tämä on erityisen tärkeää yritysviestinnässä. Suurimmalla osalla meistä on ollut pitkä sähköpostiviestien seuranta, koska lähettäjällä ei ollut kaikkia tosiasioita järjestyksessä ennen kuin ne koskettivat lähetystä. Älä ole kaveri, joka lähettää viisi sähköpostia, kun yksi tekisi. Tällainen epäjärjestetty, tietoisuuden tasainen sähköpostietiketti esiintyy parhaimmillaan ärsyttävänä ja pahimmillaan suorastaan hämmentävänä ja epäammattimaisena. Jos sinulla on paljon tärkeitä tietoja, jotka saat läpi kirjallisesti, kirjoita muistiin luettelo kaikesta, mitä tarvitset välittää, jotta voit varmistaa, että olet käsitellyt kaiken ennen lähettämistä.

Löydä muotoilun aika

Muotoilu on kriittistä muodollisessa viestinnässä, sekä esitelläksesi itsesi ammattimaisesti että välittääksesi tietoja loogisesti. Meillä on tapana työskennellä nopeammin, kun kommunikoimme yritysten, organisaatioiden tai työtovereiden kanssa, koska kyseinen viestintä tapahtuu rajoitetusti. Joten on tärkeää, että saat asian nopeasti ja selkeästi - mikä on paljon helpompaa tehdä muotoilussa.

Kuinka kirjoittaa ammattikirje

Saatekirje; Erokirje; Viitekirje; Suosituskirje, mielenkiinto tai tarkoitus jne

Olet todennäköisesti perehtynyt vakiomuotoiseen viralliseen kirjeasetteluun, vaikka et olisi itse kirjoittanut sitä. Suurin osa yrityksistä ja organisaatioista noudattaa tätä muotoa, koska se on helposti tunnistettavissa ja skannattava. Viralliset kirjepohjat ovat laajalti saatavilla ja sisältyvät useimpiin tekstinkäsittelyohjelmiin. Voit myös luoda oman alusta alkaen tai mukauttaa kirjepohjan toistuvaa käyttöä varten. Tässä on joitain tärkeitä asioita, jotka on pidettävä mielessä virallisen kirjeen kirjoittamisessa ja muotoilussa:

1. Käytä nimikkeitä. Jos lähetät sisäisen sähköpostin työtoverille tai tiimin jäsenelle, on todennäköistä, että osoitat heille etunimeä, mutta kun olet yhteydessä yrityksen, organisaation tai ammattikontaktin kanssa yrityksen ulkopuolella tai sen yläpuolella, sinun ei pitäisi koskaan puhua heille vain heidän etunimellään.

2. Vältä epävirallisia tervehdyksiä. Aloita kirje sanalla "Rakas …" (älä käytä "Hei", "Hei" tai vastaavaa tervehdystä) ja pyydä vastaanottajaa otsikolla ja joko koko- tai sukunimellään (esimerkiksi: "Hyvä herra John Smith”tai” Hyvä tohtori Johnson”). Jos sinulla ei vielä ole yhteyttä organisaatioon, jolle kirjoitat, tutustu verkkosivustoon, jos löydät asianomaisen henkilön nimen ja arvon. Jos et löydä henkilön nimeä, osoita se asianmukaiseen osastoon tai ryhmään (ts. "Dear The Manual Staff" tai "Dear Editorial Team"). Jos et ehdottomasti pysty määrittämään oikeaa henkilöä tai osastoa puhuttavaksi, voit käyttää "Kenelle se saattaa olla huolissasi", mutta muista, että tämä tarkoittaa todennäköisesti sitä, että kirjeesi on kanavoitava oikeille ihmisille, kun se saapuu, mikä voi johtaa viivästyneeseen vasteeseen.

3. Lisää päivämäärä. Jos kirjeesi sisältyy sähköpostin tekstiosaan, sähköpostiohjelma leimaa siihen päivämäärän ja kellonajan, mutta jos lähetät kirjeesi liitteenä tai postitse, myös päivämäärä yläosassa auttaa molempia ja vastaanottaja seuraavat oikeaa aikaa seurantaan.

4. Tee sinuun helppo ottaa yhteyttä. Varmista, että annat nimesi (ensimmäinen ja viimeinen, mukaan lukien haluamasi otsikko) ja yhteystietosi. Jos lähetät fyysisen kirjeen tai digitaalisen kopion alustetusta kirjeestä, kirjoita osoitteen ja puhelinnumeron yläreunaan, jotta vastaanottaja voi käyttää sitä välittömästi. Kun lähetät sähköpostia, saatat ajatella, että sähköpostiosoitteesi Lähettäjä-kentässä riittää, mutta totuus on, että et tiedä, miten vastaanottaja haluaa mieluummin ottaa yhteyttä sinuun. Luo ammattimainen sähköpostin allekirjoitus, joka sisältää puhelinnumerosi, osoitteesi ja kaikki asiaankuuluvat sosiaalisen verkoston profiilit, jos sinuun on mukavaa ottaa yhteyttä.

5. Käytä virallista kieltä. Selkeän tai liian rennon kielen ilmeisen laiminlyönnin lisäksi tämä tarkoittaa myös supistusten käyttämättä jättämistä (ts. "En ole tämän vuosineljänneksen kokouksessa" eikä "En ole siellä").

6. Älä hauta lediä. Ammattimainen viestintä vaatii tehokkuutta, joten varmista, että olet pääsemässä kirjeen pääkohtaan mahdollisimman nopeasti. On parempi, että kirjeesi on suppea puolisivu kuin yrität venyttää sitä koko sivulle täyteaineella.

7. Oikoluku ja sitten oikoluku uudelleen. Microsoft Wordin kaltaisissa ohjelmissa on sisäänrakennetut oikeinkirjoituksen ja kieliopin tarkistimet, ja niiden pitäisi aina olla ensimmäinen oikolukusi. Usein he tarjoavat jopa ehdotuksia kirjeenne supistamiseksi ja suoraksi, mikä on valtava apu virallisen kirjeen kirjoittamisessa. On myös online-työkaluja, kuten Grammarly, jotka voivat auttaa sinua alkuperäisessä oikolukussa. Älä kuitenkaan pysähdy yhdellä kertaa oikeinkirjoituksen tarkistuksen kautta; sinun tulisi myös lukea kirje kokonaisuudessaan itse tarkistaaksesi virheet. Pro-vinkki: Lue kirje itsellesi ääneen tai lue se taaksepäin (viimeisestä sanasta ensimmäiseen) auttaaksesi sinua saamaan kirjoitusvirheitä tai outoja sanamuotoja. Jos se on jotain elintärkeää, hanki myös toinen silmäsi siihen.

8. Ole ystävällinen, mutta ammattilainen. Et todellakaan halua päättää kirjettä asiakkaalle sydämellisellä "Love ya!" mutta se ei tarkoita, että sinun on oltava kylmä ja steriili. Päätä kirjeesi lähemmällä (sananäyttelijäpiireissä tunnetuksi sanalla valediction), kuten "ystävälliset terveiset", "kiitos ajastasi", "kunnioittavasti sinun" tai "onnea" lisätäksesi lämpöä kirjeeseen ylittämättä mitään viivoja.

9. Kirjoita se. Nykymaailmassa ei ole kiertotapaa: Jos kirjoitat käsin virallisen liikekirjeen, näytät epäammattimaiselta. On myös mukava koskettaa kirjekuoren tulostamista sen sijaan, että osoitat sitä käsin.

10. Vastusta halua olla luovia. Älä yritä jazzata kirjettäsi hassuilla väreillä tai hienoilla kirjasimilla. Olemme iloisia siitä, että tunnet olosi taiteelliseksi, mutta ammatillinen kirjeenvaihto ei yleensä ole oikea aika tai paikka. Pidä kiinni standardeista, kuten Times New Roman ja tavallinen vanha mustavalkoinen.

Kuinka kirjoittaa henkilökohtainen kirje

Rakkauskirje, kiitoskirje, anteeksipyyntökirje jne

Henkilökohtaisten kirjeiden avulla voit venyttää siipiisi vähän ja saada nämä luovat mehut virtaamaan. Vaikka henkilökohtaiset kirjeet todennäköisesti arvostavat erityisiä yksityiskohtia, sinun on pidettävä mielessä joitain ohjeita.

1. Älä ole liian lyhyt. Et halua sekaisin loputtomasti kolmen sivun ajan ennen kuin pääset viestisi ytimeen, mutta on mukavaa sisällyttää rento keskustelu henkilökohtaiseen kirjeeseen osoittaaksesi vastaanottajalle, että otit ylimääräistä aikaa yhteydenpitoon heidän kanssaan. Jos et ole puhunut vastaanottajan kanssa, täytä heidät elämässäsi ja kysy heiltä heidän omastaan. Jos kiität heitä jostakin, ota muutama ääriviiva selvittääkseen, mitä se merkitsi sinulle. Kontekstista riippuen voi olla jopa mukavaa koskettaa huumorin lisäämistä kirjeeseen.

2. Käytä rentoa tervehdystä. Aivan kuten on outoa aloittaa kirje pomollesi "Yo Tedillä", on yhtä outoa aloittaa kirje äidillesi "Rakas rouva Carol Jacksonin" kanssa. On aivan tarkoituksenmukaista puhua henkilökohtaisen kirjeen vastaanottajalle etunimellä - tai jopa lempinimellä, jos olet erityisen läheinen - ja aloittaa rennommalla tervehdyksellä, kuten "Hei", sen "Hyvän" sijasta, jota sinun tulisi käyttää ammatillisessa viestinnässä.

3. Kannata luovuutta tinkimättä luettavuudesta. Ne funky-fontit ja kovat väripaletit, joita et voinut käyttää viimeisessä yrityskirjeessäsi, saattavat löytää koti henkilökohtaisista kirjeistäsi. Vaikka et halua mennä niin pitkälle, että muutat kirjeen mikroskooppisen käsikirjoituksen ja silmien rasittavien värien salaiseksi sekoitukseksi, on aivan hienoa ravistaa suora nauhallinen ammattilaisesi ja pitää hauskaa. Jos lähetät kirjeelle vismail-postia, sen kirjoittaminen vanhanaikaisella tavalla on mukava kosketus, edellyttäen, että käsinkirjoitustasi ei ole pilkottu sekaisin kanan naarmuihin tekniikan yleisyyden vuoksi.

Aikana, jolloin näyttää siltä, että kaikki haluaisivat lähettää kolmisanaisen tekstin laajennetun viestinnän sijaan, kirjeen laatiminen voi tuntua pelottavalta tai jopa pelottavalta. Mutta jos noudatat näitä ohjeita, kirjeesi kirjoittaminen on tarkoituksenmukaista kaikissa tilanteissa.